Ser produtivo sim, mas comparado a quê?

Meu primeiro tópico começa com uma conversa do livro Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carroll:

- Qual caminho devo seguir?

- Para onde você quer ir?

- Eu não sei.

- Então, não importa.

Para começar a medir produtividade, precisamos comparar o desempenho do time com alguma referência, seja quantitativa ou qualitativa. Alguns exemplos que costumo usar são:

• A meta da sprint tem sido alcançada?
• A meta da PI está sendo cumprida?
• Quais KPIs foram atingidos e quais ficaram abaixo do esperado?

A partir dessas comparações, conseguimos entender a produção real do time em relação ao que era esperado. Esse é o primeiro passo para identificar se estamos dentro do planejado, acima da expectativa ou aquém do necessário. No Saint Jude, essa análise pode ser feita de forma consolidada, comparando projetos, times e períodos diferentes para mostrar com mais clareza onde a produtividade está evoluindo e onde existem pontos de atenção.

Disclaimer: tenha cuidado com o excesso de pressão para melhorar métricas que já estão saudáveis. É melhor fazer uma viagem até o final a 100 km/h do que acelerar a 180 km/h e fundir o motor no meio do caminho.

Feito o disclaimer, vou apresentar alguns métodos que uso para medir a produtividade de um time:

Medindo seu time

Medição da divisão de tarefas por tipo: histórias de usuários, manutenção e enablers

Essa medição consiste em comparar a proporção entre os diferentes tipos de tarefas no board. Histórias de usuário normalmente representam avanço funcional do produto. Tarefas de manutenção ajudam a corrigir problemas ou preservar a experiência do usuário. Já os enablers criam a base técnica necessária para escalar o produto, melhorar arquitetura, infraestrutura ou processos internos.

Quando analisamos esse equilíbrio, conseguimos entender se o time está realmente avançando no produto ou se está gastando energia demais corrigindo problemas, resolvendo pendências técnicas ou mantendo algo que deveria estar mais estável. Abaixo deixo um exemplo de como verificar essa distribuição:

Gestão de tarefas no board e velocidade em que são entregues

O ponto aqui é comparar entregas dentro de períodos fechados, como sprint, PI, mês ou trimestre. Com isso, conseguimos entender quanto o time costuma entregar usando a unidade de medida adotada: horas, pontos Fibonacci, dias ou qualquer outra referência utilizada pelo time. Com esse histórico, fica mais fácil estimar próximas entregas, mesmo sabendo que estimar software sempre terá um grau de incerteza.

Uma solução como o Saint Jude pode ajudar justamente nesse acompanhamento, consolidando a velocidade de entrega entre diferentes boards, projetos e ferramentas. Assim, a liderança não depende apenas de relatórios manuais para entender se o time está ganhando previsibilidade ou se existem variações importantes entre o planejado e o entregue.

Tempo gasto – desde a entrada da task até sua saída

Com essa medição, conseguimos entender quanto tempo uma tarefa ou feature leva desde o momento em que começa a ser trabalhada até sua entrega. Essa análise se torna ainda mais importante quando relacionada ao tipo de tarefa. Por exemplo: tarefas de manutenção levam, em média, 5 dias para serem concluídas, enquanto histórias de usuário levam 3 dias.

Esse tipo de comparação ajuda a identificar onde o time está perdendo tempo, quais tipos de demandas consomem mais esforço e onde existe oportunidade de melhorar o fluxo de entrega. Abaixo, um exemplo da relação entre quantidade de histórias de usuário executadas e quantidade de dias.

Quantidade de itens ativos

Essa métrica mostra quantos itens estão ativos no board. Considero uma das medições mais importantes para um líder. Se você tem 5 pessoas no time e 10 itens ativos, provavelmente existem tarefas paradas, mal distribuídas ou aguardando alguma informação para avançar.

Além disso, ao visualizar o board corretamente, conseguimos entender em qual etapa do processo cada item está: análise, desenvolvimento, testes, revisão ou finalização. No Saint Jude, esse tipo de visão pode ser consolidado em dashboards para mostrar excesso de WIP, gargalos por etapa e possíveis riscos de atraso antes que eles se tornem um problema maior.

Eficiência na execução de tarefas

Em termos simples, essa métrica ajuda a entender quanto tempo uma tarefa fica realmente em execução e quanto tempo ela fica parada entre uma etapa e outra do processo. Por exemplo: uma tarefa pode sair do desenvolvimento, mas ficar dias aguardando testes. Esse tempo de espera reduz a eficiência do fluxo e impacta diretamente a previsibilidade da entrega.

Abaixo está o cálculo usado para entender essa métrica. Quando o resultado está próximo de 1, significa que há pouco desperdício de tempo no fluxo.

Tempo do fluxo = tempo ativo – tempo em espera

Eficiência do fluxo = tempo ativo / tempo do fluxo

E como melhorar a produtividade do time

Ao longo dos anos na gestão de projetos, percebi alguns padrões que, quando corrigidos, aumentam a velocidade das entregas e melhoram o time-to-market do produto. Vamos a eles:

Manutenção do sistema VS Histórias de usuário VS Enablers

Meu entendimento — talvez um pouco polêmico — é:

• História de usuário é andar para frente
• Enabler é andar para o lado
• Manutenção é andar para trás

Me explico melhor:

Tarefas de manutenção muitas vezes aparecem quando o processo não foi bem definido, quando faltaram informações ou quando a entrega anterior não teve clareza suficiente. Aqui entra outro texto que escrevi: “Por que uma boa Definição de Ready e Definição de Done traz clareza para suas tarefas”. Correções geralmente surgem por falta de entendimento sobre cenários, personas, regras de negócio ou critérios de aceite. Para resolver isso, é preciso melhorar processos, comunicação e clareza das tarefas, mesmo que isso pareça consumir mais tempo no início.

Tarefas enablers são muito importantes, pois criam a estrutura técnica do produto. Porém, no geral, elas representam fundações, ambientes, arquitetura, integrações e melhorias internas. Dependendo do contexto, parte desse trabalho pode até ser acelerada com apoio externo para que o time principal mantenha foco nas entregas do produto.

Histórias de usuário, por outro lado, são as tarefas que geralmente fazem o produto avançar de forma visível para o cliente e para o negócio. Quanto mais clara for a história e mais rápido ela for concluída com qualidade, maior será a evolução do projeto.

Quanto o time está entregando por período de tempo

Aqui entramos na comparação entre estimativa e realidade. Particularmente, gosto bastante do planning poker porque ele não apenas ajuda a chegar em uma estimativa, mas também aumenta a clareza sobre o que precisa ser feito. A partir disso, podemos analisar os pontos, horas ou dias entregues nas sprints, PIs, meses ou trimestres anteriores e usar esse histórico como base para entender a capacidade real do time.

Essa é uma das análises em que o Saint Jude pode gerar valor para PMOs e lideranças, pois permite comparar o planejado versus realizado, acompanhar variações de produtividade e identificar quais times ou projetos estão mais previsíveis ao longo do tempo.

Tempo de entrega de um tipo específico de tarefa

Aqui, a divisão das tarefas por tipo é essencial: história de usuário, manutenção e enabler. Podemos usar a média de tempo de cada tipo de tarefa para planejar melhor uma sprint, PI, mês ou trimestre e estimar o quanto o projeto tende a evoluir.

Em determinados períodos, pode fazer sentido focar mais em um tipo de tarefa. Por exemplo: uma sprint mais voltada para reduzir manutenção, uma PI focada em enablers técnicos ou um ciclo com maior concentração em histórias de usuário para acelerar uma entrega estratégica.

Tempo de espera para a passagem de tarefas entre o time

O objetivo aqui é simples: identificar em qual etapa do processo as tarefas estão ficando paradas e corrigir esse gargalo. Porém, essa análise geralmente leva a uma decisão executiva importante:

Gasto tempo ou dinheiro?

Geralmente, tarefas ficam paradas porque não existem pessoas suficientes para dar vazão ao fluxo. Nesse caso, estamos economizando dinheiro, mas perdendo tempo. Ao adicionar mais pessoas, o cenário pode se inverter: aumentamos o custo, mas reduzimos o tempo de espera. Ainda assim, se o fluxo não estiver bem equilibrado, alguns profissionais podem ficar parados aguardando a finalização de etapas anteriores. Exemplo: QA aguardando o desenvolvimento terminar.

Disclaimer: pessoas são monotarefas. Se você desloca alguém para outra atividade, essa pessoa só voltará para a sprint depois que terminar a nova demanda, gerando mais tempo de parada e perda de foco.

Quantos itens ativos existem no board?

Quando não há clareza sobre o que precisa ser feito, muitas tarefas começam a aparecer como ativas no board. Isso acontece porque o profissional pega uma tarefa, não entende o que precisa ser feito, sai perguntando para outras pessoas e, enquanto espera uma resposta, começa outra atividade.

Entro novamente no texto que escrevi: “Por que uma boa Definição de Ready e Definição de Done traz clareza para suas tarefas”. A regra deveria ser simples: pegou a tarefa e não entendeu, pergunta para o time. Se ninguém souber explicar, essa tarefa provavelmente não deveria estar na sprint.

Com dashboards de carga de trabalho e itens ativos, o Saint Jude ajuda a visualizar esse problema de forma mais executiva, mostrando quando o board está com excesso de tarefas abertas, onde há acúmulo de trabalho e quais projetos podem estar perdendo produtividade por falta de clareza, foco ou priorização.

Chego ao fim deste artigo e espero que ele tenha ajudado você a pensar de forma mais estruturada sobre produtividade. Medir um time não significa apenas cobrar mais entrega, mas entender contexto, fluxo, capacidade, gargalos e qualidade das informações que chegam ao board.

Com as métricas corretas — e com ferramentas que transformam dados em visibilidade, como o Saint Jude — líderes, PMOs e times conseguem tomar decisões melhores, melhorar previsibilidade e aumentar a produtividade sem depender apenas de percepção ou relatórios manuais.

Quer continuar essa conversa? Dá um like no texto, comenta lá no LinkedIn ou compartilhe ele nas suas redes.

Até mais!

Erik Scaranello