Ferramentas como Jira, Azure DevOps, ClickUp, Monday.com e Asana concentram grande parte desses dados. O problema é que ter os dados no board não significa necessariamente conseguir transformá-los em informação para tomada de decisão.

É justamente aí que o Saint Jude entra: conectando-se às ferramentas de gestão para transformar dados de execução em indicadores de produtividade, capacidade, riscos, custos, gargalos e previsibilidade dos projetos.

O que são indicadores de produtividade?

Indicadores de produtividade são métricas utilizadas para comparar o resultado obtido com os recursos, o tempo e a capacidade disponíveis.

Em um projeto de software, isso pode significar responder perguntas como:

• Quanto o time consegue entregar por sprint ou por mês?
• Quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída?
• Quantas tarefas estão sendo executadas ao mesmo tempo?
• Quanto tempo as tarefas ficam realmente em execução?
• Quanto tempo ficam esperando entre uma etapa e outra?
• O planejado está próximo do realizado?
• O time está ficando mais ou menos previsível?

Não existe um único KPI de produtividade capaz de responder tudo. Na prática, precisamos combinar diferentes métricas para entender o comportamento do time.

Ser produtivo sim, mas comparado a quê?

Meu primeiro tópico começa com uma conversa do livro Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carroll:

- Qual caminho devo seguir?

- Para onde você quer ir?

- Eu não sei.

- Então, não importa.

Esse raciocínio também vale para produtividade. Antes de escolher qualquer indicador, precisamos definir uma referência.

Para começar a medir a produtividade da equipe, precisamos comparar seu desempenho com alguma expectativa quantitativa ou qualitativa. Alguns exemplos que costumo usar são:

• A meta da sprint tem sido alcançada?
• A meta da PI está sendo cumprida?
• O planejado está próximo do realizado?
• Quais KPIs foram atingidos?
• Quais indicadores ficaram abaixo do esperado?
• A capacidade de entrega está aumentando, diminuindo ou permanecendo estável?

A partir dessas comparações, começamos a entender a produtividade real do time em relação ao que esperávamos dele.

Esse é o primeiro passo para identificar se estamos dentro do planejado, acima da expectativa ou aquém do necessário.

No Saint Jude, essa análise pode ser consolidada entre projetos, times e períodos diferentes. Em vez de olhar apenas para um board isolado, a liderança consegue identificar onde a produtividade está evoluindo, onde a previsibilidade está diminuindo e quais projetos precisam de atenção.

Um cuidado importante: tenha cuidado com o excesso de pressão para melhorar indicadores que já estão saudáveis.

É melhor fazer uma viagem até o final a 100 km/h do que acelerar a 180 km/h e fundir o motor no meio do caminho.

Um indicador deveria ajudar o time a trabalhar melhor — e não simplesmente justificar mais pressão.

Quais indicadores de produtividade usar para medir uma equipe?

Existem dezenas de métricas e KPIs de produtividade. Para equipes de desenvolvimento, algumas são particularmente úteis porque podem ser extraídas diretamente do fluxo de trabalho.

Estas são algumas que costumo acompanhar:

• Distribuição do trabalho por tipo de tarefa;
• Quantidade de entregas por período;
• Velocidade de entrega;
• Cycle time ou tempo de ciclo;
• Quantidade de itens ativos ou WIP;
• Tempo de espera;
• Eficiência do fluxo;
• Planejado versus realizado.

1. Distribuição do trabalho por tipo de tarefa

Uma das primeiras métricas de produtividade que gosto de observar é como o esforço do time está sendo distribuído.

Em um projeto de software, podemos separar o trabalho, por exemplo, entre:

• Histórias de usuário;
• Manutenção e correções;
• Enablers e atividades técnicas.

Histórias de usuário normalmente representam avanço funcional do produto. Tarefas de manutenção ajudam a corrigir problemas ou preservar a experiência existente. Já os enablers criam a base técnica necessária para arquitetura, infraestrutura, integrações, segurança ou evolução futura do produto.

Quando analisamos essa distribuição, conseguimos entender onde a capacidade do time está sendo consumida.

Um time pode parecer extremamente ocupado e, mesmo assim, avançar pouco no produto porque grande parte da sua capacidade está sendo utilizada para corrigir problemas, resolver débito técnico ou manter estruturas existentes.

Por isso, quantidade de tarefas concluídas sozinha não é um bom indicador de produtividade.

2. Quantidade e velocidade das entregas

Outro indicador importante é quanto o time consegue entregar dentro de períodos comparáveis, como sprint, PI, mês ou trimestre.

Podemos analisar pontos, quantidade de itens, horas ou outra unidade adotada pela equipe. O mais importante é manter uma referência consistente ao longo do tempo.

Esse histórico ajuda a responder uma pergunta fundamental:

Qual é a capacidade real de entrega deste time?

Com algumas sprints de histórico, começamos a perceber padrões e conseguimos melhorar as previsões das próximas entregas.

Um cuidado importante é não usar velocity ou story points para comparar equipes diferentes de maneira simplista. Cada time pode estimar e organizar seu trabalho de formas diferentes. A comparação mais útil costuma ser a evolução do próprio time ao longo do tempo.

O Saint Jude pode ajudar justamente nesse acompanhamento, consolidando dados de diferentes boards e períodos para mostrar variações entre planejado e realizado e tornar a evolução da produtividade mais visível para gestores e PMOs.

3. Cycle time: quanto tempo uma tarefa leva para ser entregue?

O cycle time, ou tempo de ciclo, mostra quanto tempo uma tarefa leva desde o momento em que começa a ser trabalhada até sua conclusão.

É um dos indicadores de produtividade mais úteis para entender a velocidade real do fluxo.

Essa análise se torna ainda mais interessante quando dividimos as tarefas por tipo.

Por exemplo:

• Tarefas de manutenção levam, em média, 5 dias;
• Histórias de usuário levam 3 dias;
• Enablers técnicos levam 8 dias.

Essas diferenças ajudam a entender quais demandas consomem mais tempo e quais tipos de atividade estão criando maior impacto no cronograma.

Também podemos descobrir que uma determinada categoria não está demorando porque é complexa, mas porque passa muito tempo esperando entre etapas.

4. WIP: quantos itens estão ativos ao mesmo tempo?

WIP significa Work in Progress e representa a quantidade de itens que estão sendo trabalhados simultaneamente.

Considero esse um dos indicadores mais importantes para qualquer líder.

Se você possui cinco pessoas no time e dez, quinze ou vinte tarefas aparecem como ativas, é bastante provável que parte delas esteja parada, bloqueada, mal distribuída ou aguardando alguma informação.

Mais trabalho iniciado não significa necessariamente mais produtividade.

Muitas vezes significa exatamente o contrário: aumento de troca de contexto, perda de foco e aumento do tempo necessário para concluir cada entrega.

Além da quantidade total, é importante observar onde esses itens estão acumulados:

• Análise;
• Desenvolvimento;
• Code review;
• Testes;
• Homologação;
• Finalização.

No Saint Jude, esse tipo de informação pode ser consolidado em dashboards para evidenciar excesso de WIP, gargalos por etapa e possíveis riscos de atraso antes que eles apareçam no cronograma executivo.

5. Eficiência do fluxo: quanto tempo é trabalho e quanto é espera?

Uma tarefa pode levar dez dias para ser entregue sem que alguém tenha trabalhado nela durante dez dias.

Ela pode passar:

• 2 dias em desenvolvimento;
• 3 dias aguardando revisão;
• 1 dia em correções;
• 4 dias aguardando testes.

Nesse cenário, boa parte do tempo total da entrega não foi utilizada para produzir algo. Foi tempo de espera.

Por isso, a eficiência do fluxo ajuda a separar tempo ativo de tempo total.

Tempo total do fluxo = tempo ativo + tempo de espera

Eficiência do fluxo = tempo ativo / tempo total do fluxo × 100

Quanto maior a proporção de tempo ativo, mais eficiente tende a ser o fluxo. Uma eficiência baixa normalmente indica filas, dependências, bloqueios ou gargalos entre etapas.

E esse é um excelente exemplo de por que medir produtividade não significa medir apenas pessoas. Muitas vezes, o problema está no processo.

Como melhorar a produtividade da equipe

Depois de medir, vem a parte mais importante: entender o que fazer com os indicadores.

Ao longo dos anos trabalhando com gestão de projetos, percebi alguns padrões que, quando corrigidos, aumentam a velocidade das entregas, melhoram a previsibilidade e reduzem o time-to-market.

Analise quanto do esforço vira produto, manutenção e enablers

Meu entendimento — talvez um pouco polêmico — é:

• História de usuário é andar para frente;
• Enabler é preparar o caminho;
• Manutenção é recuperar terreno.

Não significa que manutenção ou enablers sejam ruins. Ambos são necessários.

O problema começa quando eles passam a consumir uma parcela excessiva da capacidade do time.

Tarefas de manutenção muitas vezes aparecem quando o processo não foi bem definido, quando faltaram informações ou quando a entrega anterior não teve clareza suficiente.

Aqui entra outro texto que escrevi: “DoR e DoD no Scrum: entenda Definition of Ready e Definition of Done”.

Correções podem surgir por falta de entendimento de cenários, personas, regras de negócio, dependências ou critérios de aceite. Melhorar a clareza antes do desenvolvimento pode consumir alguns minutos ou horas a mais no início e economizar dias de retrabalho depois.

Enablers também são importantes porque criam a estrutura técnica necessária para o produto continuar evoluindo. Arquitetura, infraestrutura, segurança, integrações e melhorias internas frequentemente entram nessa categoria.

O importante é entender quanto da capacidade está sendo utilizada em cada tipo de trabalho e se essa distribuição está coerente com os objetivos do projeto.

Compare o planejado com o realizado

Um dos melhores indicadores de produtividade não é simplesmente quanto foi entregue, mas quanto do que foi planejado realmente foi entregue.

Particularmente, gosto bastante do planning poker porque ele não serve apenas para produzir uma estimativa. A discussão necessária para chegar à estimativa também aumenta a clareza sobre o trabalho.

Depois disso, podemos analisar pontos, horas, tarefas ou dias entregues nas sprints, PIs, meses ou trimestres anteriores e usar esse histórico para entender a capacidade real do time.

Se a equipe promete 100 e entrega 95 de forma consistente, talvez ela seja mais saudável e previsível do que uma equipe que promete 150, entrega 70 em um ciclo e 140 no seguinte.

Para PMOs e lideranças, essa é uma das análises em que o Saint Jude pode gerar bastante valor. A plataforma compara planejado versus realizado, acompanha variações entre períodos e ajuda a identificar quais projetos estão ganhando ou perdendo previsibilidade.

Analise o tempo de entrega por tipo de tarefa

Não trate todas as demandas como se fossem iguais.

Histórias de usuário, manutenção e enablers possuem características diferentes. Comparar o cycle time de cada categoria ajuda a melhorar estimativas e identificar problemas específicos.

Em determinados períodos, também pode fazer sentido alterar conscientemente a distribuição.

Por exemplo:

• Uma sprint focada em reduzir manutenção;
• Uma PI concentrada em enablers técnicos;
• Um ciclo com maior quantidade de histórias de usuário para acelerar uma entrega estratégica.

Reduza o tempo de espera entre etapas

Se uma tarefa passa dois dias sendo desenvolvida e cinco dias aguardando testes, talvez seu maior problema de produtividade não esteja no desenvolvimento.

Está na fila.

Por isso, medir tempo de espera é tão importante quanto medir tempo de execução.

Essa análise muitas vezes leva a uma decisão executiva bastante simples:

Gasto tempo ou dinheiro?

Tarefas frequentemente ficam paradas porque uma determinada etapa não possui capacidade suficiente para acompanhar o restante do fluxo.

Se existem muitos desenvolvedores e poucos profissionais de QA, por exemplo, podemos criar uma fila crescente de trabalho aguardando testes.

Adicionar capacidade custa dinheiro. Não adicionar capacidade custa tempo.

O objetivo da métrica é tornar esse trade-off visível para que a decisão seja consciente.

Outro ponto importante: pessoas não executam cinco tarefas complexas simultaneamente. Quando alguém abandona uma atividade para atender outra prioridade, existe troca de contexto. E, quanto maior a troca de contexto, maior tende a ser o tempo necessário para concluir o trabalho original.

Controle a quantidade de itens ativos no board

Quando falta clareza sobre o que precisa ser feito, o número de tarefas ativas costuma crescer.

O profissional pega uma tarefa, não entende alguma informação, pergunta para alguém e fica aguardando uma resposta. Enquanto espera, começa outra tarefa.

Depois aparece outra dependência. Então começa uma terceira.

Em pouco tempo, temos várias tarefas “em andamento”, mas poucas realmente avançando.

Entro novamente no texto que escrevi: “DoR e DoD no Scrum: entenda Definition of Ready e Definition of Done”.

Minha regra é simples: pegou a tarefa e não entendeu, pergunte ao time. Se ninguém consegue explicar com clareza o que precisa ser entregue, talvez essa tarefa ainda não esteja pronta para entrar na sprint.

Com dashboards de carga de trabalho, WIP e itens ativos, o Saint Jude ajuda a transformar esse problema operacional em uma visão de gestão: onde existe acúmulo de trabalho, quais projetos estão perdendo fluxo e onde falta clareza, foco ou capacidade.

Quais são os melhores KPIs de produtividade?

Se eu tivesse que resumir os principais indicadores de produtividade para uma equipe de desenvolvimento, começaria com estes:

• Planejado versus realizado: mostra a previsibilidade do time;
• Throughput: mostra quantos itens são concluídos em determinado período;
• Cycle time: mostra quanto tempo um item leva para ser concluído;
• WIP: mostra quantas tarefas estão sendo executadas simultaneamente;
• Tempo de espera: mostra quanto do fluxo está parado;
• Eficiência do fluxo: compara tempo ativo com tempo total;
• Distribuição por tipo de trabalho: mostra onde a capacidade está sendo consumida;
• Variação da capacidade ao longo do tempo: ajuda a entender se o time está ganhando ou perdendo produtividade.

Nenhuma dessas métricas deve ser analisada isoladamente.

Um time pode aumentar o throughput e, ao mesmo tempo, aumentar retrabalho. Pode reduzir cycle time entregando apenas tarefas pequenas. Pode melhorar velocity simplesmente alterando sua forma de estimar.

Por isso, produtividade precisa ser analisada como um conjunto de sinais.

Como o Saint Jude ajuda a medir a produtividade dos projetos

Grande parte das empresas já possui os dados necessários para calcular esses indicadores.

Eles estão espalhados pelo Jira, Azure DevOps, ClickUp, Monday.com, Asana e outras ferramentas utilizadas pelos times.

O desafio é transformar centenas ou milhares de tarefas em informação útil para quem precisa tomar decisões.

O Saint Jude funciona como uma camada de inteligência sobre esses dados, ajudando gestores, PMOs e lideranças a acompanhar:

• Produtividade e capacidade dos times;
• Planejado versus realizado;
• Velocidade e tempo de entrega;
• WIP e itens ativos;
• Gargalos e tarefas paradas;
• Riscos de atraso;
• Custos e consumo de recursos;
• Previsibilidade dos projetos.

A ideia não é usar dados para vigiar pessoas.

É dar aos gestores visibilidade suficiente para descobrir onde o projeto está perdendo produtividade, prazo e margem antes que o problema apareça no resultado final.

Medir produtividade é entender o sistema, não apenas cobrar o time

Chego ao fim deste artigo com uma ideia que considero mais importante do que qualquer fórmula.

Medir produtividade não deveria significar perguntar constantemente:

“Por que essa pessoa não entregou mais?”

Na maioria das vezes, existem perguntas melhores:

• Por que essa tarefa ficou parada?
• Por que temos tanto trabalho em andamento?
• Onde está o gargalo?
• Por que planejamos muito mais do que conseguimos entregar?
• Quanto da nossa capacidade está sendo consumida por manutenção?
• Onde estamos gerando retrabalho?

É aí que os indicadores de produtividade realmente começam a gerar valor.

Com as métricas corretas — e ferramentas que transformam dados em visibilidade, como o Saint Jude — líderes, PMOs e equipes conseguem tomar decisões melhores, aumentar a previsibilidade e melhorar a produtividade sem depender apenas de percepção ou relatórios manuais.

Se sua equipe trabalha remotamente ou em modelo híbrido, também escrevi sobre esse problema em “Como acompanhar a produtividade de equipes remotas sem microgerenciamento”.

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Até mais!

Erik Scaranello