Mas antes, vou levantar um ponto que é sempre controverso: tudo é política.

“Um príncipe sábio deve seguir métodos semelhantes e jamais permanecer ocioso em tempos de paz; pelo contrário, deve aproveitá-los com dedicação e diligência.”

O príncipe, Nicolau Maquiavel

A política sempre existiu, existe hoje e continuará existindo em todos os lugares — e as empresas não são diferentes. Lidar com política e construir relacionamentos com diferentes áreas é crucial, e talvez seja um dos fatores mais importantes para o sucesso de qualquer iniciativa, independentemente do seu tamanho. Dito isso, vou começar falando sobre como identificar os stakeholders envolvidos, direta ou indiretamente, no nosso projeto, programa ou produto.

Identificando os stakeholders

Nesta parte do processo, nosso objetivo é identificar todos os stakeholders e grupos envolvidos — ou, pelo menos, os mais importantes. A ideia é pesquisar as pessoas ou grupos que podem impactar positiva ou negativamente nosso projeto, programa ou produto. Abaixo, listo os grupos e pessoas que, em geral, tendem a ter maior impacto sobre uma iniciativa.

• Sponsor
• Steering Committee
• PMO
• Gerente de Projetos
• Time técnico
• Área financeira
• Clientes
• Potenciais clientes
• Fornecedores
• Entidades reguladoras

Ter uma visão clara desses grupos é um bom ponto de partida para entender o impacto que cada um pode ter sobre a nossa iniciativa, assim como o impacto que a iniciativa terá sobre eles. Lembre-se: impacto é sempre uma via de mão dupla. Ele vai da iniciativa para os stakeholders e dos stakeholders de volta para a iniciativa.

Depois dessa identificação inicial, podemos avançar para a análise:

Análise dos stakeholders

A análise dos stakeholders consiste em classificar cada grupo ou pessoa de acordo com seus requisitos, expectativas, influência e possível impacto sobre a iniciativa. Essa validação e classificação pode ser feita por meio de entrevistas, pesquisas, dados históricos, referências de mercado ou informações internas da empresa. Também escrevi um artigo sobre análise de mercado, que pode ser útil no contexto dos stakeholders: “Como criar uma análise de mercado e evitar surpresas no lançamento do seu produto.”

Com base nas informações coletadas por esses processos, podemos classificar nossos stakeholders e definir suas prioridades, considerando sua influência sobre a iniciativa, seja positiva ou negativa. Aqui, vou explicar um pouco mais sobre a matriz de stakeholders, também conhecida como matriz de Mendelow:

Matriz de stakeholders

Nessa matriz, usamos o eixo x para representar interesse e o eixo y para representar poder. Isso cria quatro quadrantes diferentes:

• 1º quadrante: baixo interesse, alto poder
• 2º quadrante: alto interesse, alto poder
• 3º quadrante: baixo interesse, baixo poder
• 4º quadrante: alto interesse, baixo poder

Ao posicionar nossos stakeholders em cada quadrante, ganhamos uma compreensão mais clara do interesse de cada um na iniciativa e já podemos começar a pensar em como manter o engajamento deles. Por exemplo:

Plano de comunicação

Depois que temos nossa análise, voltamos para a lista inicial. O objetivo agora é adicionar mais informações sobre cada stakeholder, como sua posição na empresa, nível de influência, poder, apoio, resistência e envolvimento esperado. A imagem abaixo mostra uma versão mais completa da nossa lista de stakeholders.

A partir dessa lista, vale a pena refletir sobre três perguntas importantes:

• Como vou informá-los sobre o que está acontecendo?
• Como vou convencê-los, se necessário?
• Como vou mantê-los engajados?

Como vou informar o que está acontecendo?

A primeira pergunta é relativamente simples: precisamos escolher os canais pelos quais vamos informar cada quadrante da matriz de stakeholders, decidir quais informações serão compartilhadas e definir por que essas informações são importantes. Pouca informação pode reduzir o engajamento. Informação demais pode gerar confusão ou tornar a mensagem mais difícil de compreender. Uma estrutura simples que uso é:

• Executivos: percentual de progresso, marcos alcançados e riscos mais relevantes com base em probabilidade e impacto
• Gerentes: percentual de progresso, marcos alcançados, impactos da iniciativa em outras áreas da empresa e todos os riscos relevantes envolvidos
• Times técnicos: próximas atividades, direção do roadmap, negociações com executivos e possíveis mudanças
• Clientes e potenciais clientes: marcos entregues e novas funcionalidades criadas
• Fornecedores: percentual de progresso e estimativas de quando o trabalho deles será necessário

É exatamente aqui que os dados do projeto se tornam extremamente valiosos. Se você tem informações confiáveis sobre cronograma, custos, riscos, performance do time e progresso das entregas, sua comunicação com os stakeholders se torna mais objetiva e menos dependente de opiniões. Uma plataforma como o Saint Jude pode ajudar a criar essa visibilidade ao transformar dados dos boards em relatórios, riscos, indicadores de custo, indicadores de cronograma e insights de entrega que podem apoiar conversas com sponsors, PMOs, gerentes e times técnicos.

Aqui, deixo um trecho da primeira carta de São Paulo aos Coríntios, que ilustra bem minha perspectiva sobre as informações disponíveis:

“All things are lawful for me, but not all things are helpful.”

1 Corinthians 6:12

E qual é o motivo de todo esse esforço? Entender claramente quem pode ajudar, quem pode atrapalhar e quem é simplesmente impactado pelo desenvolvimento da nossa iniciativa. Por fim, como mencionei no início deste artigo, tudo é política.

“He who strives to resolve difficulties resolves them before they arise. He who overcomes his enemies, triumphs before his threats are realized.”

Sun Tzu – The Art of War

Em relação aos próximos pontos — como vou convencê-los, se necessário, e como vou mantê-los engajados — vou me aprofundar em percepção e política.

Como ganhar poder e ser extremamente convincente

Como mencionei antes, agora vou falar um pouco mais sobre percepção, política e, por política, quero dizer como as pessoas se comportam e tomam decisões no dia a dia de trabalho. Aqui, vou usar a pirâmide de Maslow como ponto de partida, conectando as ações dos stakeholders às suas expectativas, medos, ambições e motivações.

Além da pirâmide, que uso com frequência, vou adicionar aqui uma explicação simplificada de como lido com cada um dos seus pontos:

Fisiologia e segurança

Estamos na base da pirâmide, o que significa sobrevivência. Aqui, encontramos os stakeholders que podem ser impactados em seus empregos, em seus times ou no escopo do seu trabalho. O esforço aqui é apagar o incêndio, explicar o impacto positivo na empresa e ajudá-los a se reposicionar. Às vezes, criar outro projeto que realoque suas atividades e os mantenha empregados pode ser um bom ponto de partida para o engajamento.

“Men sooner forget the death of their father than the loss of their patrimony.”

The Prince - Niccolò Machiavelli

Autoestima e autorrealização

Neste ponto, encontramos os stakeholders que ganharão algo com a iniciativa. Aqui, entro em uma questão muito delicada na arte da persuasão: se a iniciativa terá um impacto financeiro positivo para eles ou se aumentará o respeito que recebem dos outros. No futuro, esse respeito também pode se transformar em ganhos financeiros. E, quando falo de dinheiro, quero dizer salários, bônus, promoções, participação nos lucros e oportunidades de carreira.

“Pois, quando os homens não são obrigados a lutar por necessidade, lutam por ambição.”

O príncipe - Nicolau Maquiavel

Por fim, vou tocar brevemente em gestão de riscos e resolução de problemas. Meu entendimento é que toda interação humana está sujeita a riscos. Para mapear e gerenciar esses riscos, normalmente uso as seguintes ferramentas:

• Diagrama de causa e efeito
• Os 5 porquês

No entanto, vou deixar esse assunto para outro artigo: “How to find the problems that are delaying my project.”

Aqui novamente, o Saint Jude pode apoiar a discussão ajudando líderes a identificar riscos mais cedo, especialmente quando atrasos, estouros de custo, baixa clareza nas tarefas, ineficiência do time ou desvios de sprint começam a aparecer nos dados. Em vez de descobrir o problema apenas quando o stakeholder já está irritado, a liderança pode usar evidências para iniciar a conversa antes e propor ações de mitigação.

Chego ao fim deste artigo. Aqui, você aprendeu como uso ferramentas para identificar, analisar e planejar o engajamento dos stakeholders. Também compartilhei algumas ideias sobre como ganhar mais influência, melhorar a comunicação e apoiar melhores decisões.

Quer continuar essa conversa? Você concorda com meus métodos e ferramentas? Dê um like no artigo, comente no LinkedIn ou compartilhe nas suas redes sociais.

Até breve!

Erik Scaranello