Pero antes, voy a plantear un punto que siempre es controversial: todo es política.

“A wise prince should follow similar methods and never remain idle in peaceful times, but industriously make good use of them.”

The Prince, Niccolò Machiavelli

La política siempre ha existido, existe hoy y seguirá existiendo en todas partes — y las empresas no son diferentes. Lidiar con política y construir relaciones con diferentes áreas es crucial, y tal vez sea uno de los factores más importantes para el éxito de cualquier iniciativa, independientemente de su tamaño. Dicho esto, empezaré hablando sobre cómo identificar a los stakeholders involucrados, directa o indirectamente, en nuestro proyecto, programa o producto.

Identificando a los stakeholders

En esta parte del proceso, nuestro objetivo es identificar a todos los stakeholders y grupos involucrados — o, al menos, a los más importantes. La idea es investigar a las personas o grupos que pueden impactar positiva o negativamente nuestro proyecto, programa o producto. Abajo, listo los grupos y personas que, en general, tienden a tener mayor impacto sobre una iniciativa.

• Sponsor
• Steering Committee
• PMO
• Project Manager
• Equipo técnico
• Área financiera
• Clientes
• Potenciales clientes
• Proveedores
• Entidades regulatorias

Tener una visión clara de estos grupos es un buen punto de partida para entender el impacto que cada uno puede tener sobre nuestra iniciativa, así como el impacto que la iniciativa tendrá sobre ellos. Recuerda: el impacto siempre es una vía de doble sentido. Va desde la iniciativa hacia los stakeholders y desde los stakeholders de vuelta hacia la iniciativa.

Después de esta identificación inicial, podemos avanzar hacia el análisis:

Análisis de stakeholders

El análisis de stakeholders consiste en clasificar cada grupo o persona de acuerdo con sus requisitos, expectativas, influencia y posible impacto sobre la iniciativa. Esta validación y clasificación puede hacerse por medio de entrevistas, encuestas, datos históricos, referencias de mercado o información interna de la empresa. También escribí un artículo sobre análisis de mercado, que puede ser útil en el contexto de stakeholders: “Cómo crear un análisis de mercado y evitar sorpresas en el lanzamiento de tu producto.”

Con base en la información recopilada por estos procesos, podemos clasificar a nuestros stakeholders y definir sus prioridades, considerando su influencia sobre la iniciativa, ya sea positiva o negativa. Aquí, explicaré un poco más sobre la matriz de stakeholders, también conocida como matriz de Mendelow:

Matriz de stakeholders

En esta matriz, usamos el eje x para representar el interés y el eje y para representar el poder. Esto crea cuatro cuadrantes diferentes:

• 1º cuadrante: bajo interés, alto poder
• 2º cuadrante: alto interés, alto poder
• 3º cuadrante: bajo interés, bajo poder
• 4º cuadrante: alto interés, bajo poder

Al posicionar a nuestros stakeholders en cada cuadrante, obtenemos una comprensión más clara del interés de cada uno en la iniciativa y ya podemos empezar a pensar en cómo mantener su engagement. Por ejemplo:

Plan de comunicación

Una vez que tenemos nuestro análisis, volvemos a nuestra lista inicial. El objetivo ahora es agregar más información sobre cada stakeholder, como su posición en la empresa, nivel de influencia, poder, apoyo, resistencia y participación esperada. La imagen abajo muestra una versión más completa de nuestra lista de stakeholders.

A partir de esta lista, vale la pena reflexionar sobre tres preguntas importantes:

• ¿Cómo voy a informarlos sobre lo que está sucediendo?
• ¿Cómo voy a convencerlos, si es necesario?
• ¿Cómo voy a mantenerlos comprometidos?

¿Cómo voy a informar lo que está sucediendo?

La primera pregunta es relativamente simple: necesitamos elegir los canales por los cuales informaremos a cada cuadrante de la matriz de stakeholders, decidir qué información será compartida y definir por qué esa información es importante. Poca información puede reducir el engagement. Demasiada información puede generar confusión o hacer que el mensaje sea más difícil de comprender. Una estructura simple que uso es:

• Ejecutivos: porcentaje de progreso, hitos alcanzados y riesgos más relevantes con base en probabilidad e impacto
• Gerentes: porcentaje de progreso, hitos alcanzados, impactos de la iniciativa en otras áreas de la empresa y todos los riesgos relevantes involucrados
• Equipos técnicos: próximas actividades, dirección del roadmap, negociaciones con ejecutivos y posibles cambios
• Clientes y potenciales clientes: hitos entregados y nuevas funcionalidades creadas
• Proveedores: porcentaje de progreso y estimaciones de cuándo su trabajo será necesario

Es exactamente aquí donde los datos del proyecto se vuelven extremadamente valiosos. Si tienes información confiable sobre cronograma, costos, riesgos, performance del equipo y progreso de las entregas, tu comunicación con los stakeholders se vuelve más objetiva y menos dependiente de opiniones. Una plataforma como Saint Jude puede ayudar a crear esta visibilidad al transformar datos de los boards en reportes, riesgos, indicadores de costo, indicadores de cronograma e insights de entrega que pueden apoyar conversaciones con sponsors, PMOs, gerentes y equipos técnicos.

Aquí dejo un trecho de la primera carta de San Pablo a los Corintios, que ilustra bien mi perspectiva sobre la información disponible:

“All things are lawful for me, but not all things are helpful.”

1 Corinthians 6:12

¿Y cuál es el motivo de todo este esfuerzo? Entender claramente quién puede ayudar, quién puede obstaculizar y quién simplemente es impactado por el desarrollo de nuestra iniciativa. Finalmente, como mencioné al inicio de este artículo, todo es política.

“He who strives to resolve difficulties resolves them before they arise. He who overcomes his enemies, triumphs before his threats are realized.”

Sun Tzu – The Art of War

En relación con los próximos puntos — cómo voy a convencerlos, si es necesario, y cómo voy a mantenerlos comprometidos — voy a profundizar en percepción y política.

Cómo ganar poder y ser extremadamente convincente

Como mencioné antes, ahora hablaré un poco más sobre percepción, política y, por política, me refiero a cómo las personas se comportan y toman decisiones en el día a día de trabajo. Aquí, usaré la pirámide de Maslow como punto de partida, conectando las acciones de los stakeholders con sus expectativas, miedos, ambiciones y motivaciones.

Además de la pirámide, que uso con frecuencia, voy a agregar aquí una explicación simplificada de cómo trato cada uno de sus puntos:

Fisiología y seguridad

Estamos en la base de la pirámide, lo que significa supervivencia. Aquí encontramos a los stakeholders que pueden ser impactados en sus trabajos, en sus equipos o en el alcance de su trabajo. El esfuerzo aquí es apagar el incendio, explicar el impacto positivo en la empresa y ayudarlos a reposicionarse. A veces, crear otro proyecto que reubique sus actividades y los mantenga empleados puede ser un buen punto de partida para el engagement.

“Men sooner forget the death of their father than the loss of their patrimony.”

The Prince - Niccolò Machiavelli

Autoestima y autorrealización

En este punto, encontramos a los stakeholders que ganarán algo con la iniciativa. Aquí entro en una cuestión muy delicada en el arte de la persuasión: si la iniciativa tendrá un impacto financiero positivo para ellos o si aumentará el respeto que reciben de los demás. En el futuro, ese respeto también puede transformarse en ganancias financieras. Y cuando hablo de dinero, me refiero a salarios, bonos, promociones, participación en las ganancias y oportunidades de carrera.

“For whenever men are not obliged to fight from necessity, they fight from ambition.”

The Prince - Niccolò Machiavelli

Por último, tocaré brevemente la gestión de riesgos y la resolución de problemas. Mi entendimiento es que toda interacción humana está sujeta a riesgos. Para mapear y gestionar estos riesgos, normalmente uso las siguientes herramientas:

• Diagrama de causa y efecto
• Los 5 porqués

Sin embargo, voy a dejar este tema para otro artículo: “How to find the problems that are delaying my project.”

Aquí nuevamente, Saint Jude puede apoyar la discusión ayudando a los líderes a identificar riesgos más temprano, especialmente cuando retrasos, excesos de costo, baja claridad en las tasks, ineficiencia del equipo o desvíos de sprint empiezan a aparecer en los datos. En lugar de descubrir el problema solo cuando el stakeholder ya está irritado, el liderazgo puede usar evidencias para iniciar la conversación antes y proponer acciones de mitigación.

Llego al final de este artículo. Aquí aprendiste cómo uso herramientas para identificar, analizar y planificar el engagement de stakeholders. También compartí algunas ideas sobre cómo ganar más influencia, mejorar la comunicación y apoyar mejores decisiones.

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¡Hasta pronto!

Erik Scaranello