Ser productivo sí, pero ¿comparado con qué?

Mi primer tema empieza con una conversación del libro Alicia en el País de las Maravillas, de Lewis Carroll:

- ¿Qué camino debo seguir?

- ¿Hacia dónde quieres ir?

- No lo sé.

- Entonces, no importa.

Para empezar a medir productividad, necesitamos comparar la performance del equipo con alguna referencia, ya sea cuantitativa o cualitativa. Algunos ejemplos que suelo usar son:

• ¿La meta del sprint ha sido alcanzada?
• ¿La meta de la PI se está cumpliendo?
• ¿Qué KPIs fueron alcanzados y cuáles quedaron por debajo de lo esperado?

A partir de estas comparaciones, podemos entender la producción real del equipo en relación con lo que se esperaba. Este es el primer paso para identificar si estamos dentro de lo planificado, por encima de las expectativas o por debajo de lo necesario. Con Saint Jude, este análisis puede hacerse de forma consolidada, comparando proyectos, equipos y diferentes períodos para mostrar con más claridad dónde la productividad está evolucionando y dónde existen puntos de atención.

Disclaimer: ten cuidado con el exceso de presión para mejorar métricas que ya son saludables. Es mejor hacer un viaje hasta el final a 100 km/h que conducir a 180 km/h y romper el motor a mitad de camino.

Hecho el disclaimer, presentaré algunos métodos que uso para medir la productividad de un equipo:

Midiendo tu equipo

Medición de la división de tareas por tipo: historias de usuario, mantenimiento y enablers

Esta medición consiste en comparar la proporción entre los diferentes tipos de tareas presentes en el board. Las historias de usuario normalmente representan avance funcional del producto. Las tareas de mantenimiento ayudan a corregir problemas o preservar la experiencia del usuario. Los enablers, por otro lado, crean la base técnica necesaria para escalar el producto, mejorar arquitectura, infraestructura o procesos internos.

Cuando analizamos este equilibrio, podemos entender si el equipo realmente está avanzando con el producto o si está gastando demasiada energía corrigiendo problemas, resolviendo dependencias técnicas o manteniendo algo que debería estar más estable. Abajo dejo un ejemplo de cómo verificar esta distribución:

Gestión de tareas en el board y velocidad con la que son entregadas

El punto aquí es comparar entregas dentro de períodos cerrados, como sprint, PI, mes o trimestre. Con esto, podemos entender cuánto suele entregar el equipo usando la unidad de medida adoptada: horas, puntos Fibonacci, días o cualquier otra referencia utilizada por el equipo. Con este histórico, se vuelve más fácil estimar próximas entregas, aunque sepamos que estimar software siempre tendrá cierto grado de incertidumbre.

Una solución como Saint Jude puede ayudar justamente en este seguimiento, consolidando la velocidad de entrega entre diferentes boards, proyectos y herramientas. Así, el liderazgo no depende solamente de reportes manuales para entender si el equipo está ganando previsibilidad o si existen variaciones importantes entre lo planificado y lo entregado.

Tiempo invertido – desde la entrada de la task hasta su salida

Con esta medición, podemos entender cuánto tiempo una task o feature tarda desde el momento en que empieza a ser trabajada hasta su entrega. Este análisis se vuelve aún más importante cuando se relaciona con el tipo de tarea. Por ejemplo: las tareas de mantenimiento tardan, en promedio, 5 días en completarse, mientras que las historias de usuario tardan 3 días.

Este tipo de comparación ayuda a identificar dónde el equipo está perdiendo tiempo, qué tipos de demandas consumen más esfuerzo y dónde existe una oportunidad para mejorar el flujo de entrega. Abajo, un ejemplo de la relación entre la cantidad de historias de usuario ejecutadas y la cantidad de días.

Cantidad de elementos activos

Esta métrica muestra cuántos elementos están activos en el board. La considero una de las mediciones más importantes para un líder. Si tienes 5 personas en el equipo y 10 elementos activos, probablemente existen tareas paradas, mal distribuidas o esperando alguna información para avanzar.

Además, al visualizar correctamente el board, podemos entender en qué etapa del proceso está cada elemento: análisis, desarrollo, pruebas, revisión o finalización. Con Saint Jude, este tipo de visión puede consolidarse en dashboards para mostrar exceso de WIP, cuellos de botella por etapa y posibles riesgos de retraso antes de que se conviertan en un problema mayor.

Eficiencia en la ejecución de tareas

En términos simples, esta métrica ayuda a entender cuánto tiempo una task está realmente en ejecución y cuánto tiempo queda parada entre una etapa y otra del proceso. Por ejemplo: una task puede salir del desarrollo, pero quedarse días esperando pruebas. Este tiempo de espera reduce la eficiencia del flujo e impacta directamente en la previsibilidad de la entrega.

Abajo está el cálculo usado para entender esta métrica. Cuando el resultado está cerca de 1, significa que hay poco desperdicio de tiempo en el flujo.

Tiempo del flujo = tiempo activo – tiempo en espera

Eficiencia del flujo = tiempo activo / tiempo del flujo

Y cómo mejorar la productividad del equipo

A lo largo de los años en gestión de proyectos, percibí algunos patrones que, cuando se corrigen, aumentan la velocidad de las entregas y mejoran el time-to-market del producto. Vamos a ellos:

Mantenimiento del sistema VS Historias de usuario VS Enablers

Mi visión — quizás un poco polémica — es:

• Historia de usuario es avanzar
• Enabler es moverse hacia el lado
• Mantenimiento es retroceder

Me explico mejor:

Las tareas de mantenimiento muchas veces aparecen cuando el proceso no fue bien definido, cuando faltaron informaciones o cuando la entrega anterior no tuvo suficiente claridad. Aquí entra otro texto que escribí: “Por qué una buena Definición de Ready y Definición de Done aporta claridad a tus tasks”. Las correcciones generalmente surgen por falta de entendimiento sobre escenarios, personas, reglas de negocio o criterios de aceptación. Para resolver esto, es necesario mejorar procesos, comunicación y claridad de las tareas, aunque al inicio esto parezca consumir más tiempo.

Los enablers son muy importantes, porque crean la estructura técnica del producto. Sin embargo, en general, representan fundamentos, ambientes, arquitectura, integraciones y mejoras internas. Dependiendo del contexto, parte de este trabajo incluso puede acelerarse con apoyo externo para que el equipo principal mantenga el foco en las entregas del producto.

Las historias de usuario, por otro lado, son las tareas que generalmente hacen avanzar el producto de forma visible para el cliente y para el negocio. Cuanto más clara sea la historia y más rápido se concluya con calidad, mayor será la evolución del proyecto.

Cuánto está entregando el equipo por período de tiempo

Aquí entramos en la comparación entre estimación y realidad. Personalmente, me gusta bastante el planning poker porque no solo ayuda a llegar a una estimación, sino que también aumenta la claridad sobre lo que debe hacerse. A partir de eso, podemos analizar los puntos, horas o días entregados en sprints, PIs, meses o trimestres anteriores y usar este histórico como base para entender la capacidad real del equipo.

Este es uno de los análisis en los que Saint Jude puede generar valor para PMOs y liderazgos, ya que permite comparar lo planificado versus lo realizado, acompañar variaciones de productividad e identificar qué equipos o proyectos son más previsibles a lo largo del tiempo.

Tiempo de entrega de un tipo específico de tarea

Aquí, la división de las tareas por tipo es esencial: historia de usuario, mantenimiento y enabler. Podemos usar el tiempo promedio de cada tipo de tarea para planificar mejor un sprint, PI, mes o trimestre y estimar cuánto tiende a evolucionar el proyecto.

En determinados períodos, puede tener sentido enfocarse más en un tipo de tarea. Por ejemplo: un sprint más orientado a reducir mantenimiento, una PI enfocada en enablers técnicos o un ciclo con mayor concentración en historias de usuario para acelerar una entrega estratégica.

Tiempo de espera para el paso de tareas dentro del equipo

El objetivo aquí es simple: identificar en qué etapa del proceso las tareas están quedando paradas y corregir ese cuello de botella. Sin embargo, este análisis generalmente lleva a una decisión ejecutiva importante:

¿Gasto tiempo o dinero?

Generalmente, las tareas quedan paradas porque no hay suficientes personas para dar continuidad al flujo. En este caso, estamos ahorrando dinero, pero perdiendo tiempo. Al agregar más personas, el escenario puede invertirse: aumentamos el costo, pero reducimos el tiempo de espera. Aun así, si el flujo no está bien equilibrado, algunos profesionales pueden quedar parados esperando la finalización de etapas anteriores. Ejemplo: QA esperando que el desarrollo termine.

Disclaimer: las personas son monotarea. Si mueves a alguien a otra actividad, esa persona solo volverá al sprint después de terminar la nueva demanda, generando más tiempo de espera y pérdida de foco.

¿Cuántos elementos activos existen en el board?

Cuando no hay claridad sobre lo que debe hacerse, muchas tareas empiezan a aparecer como activas en el board. Esto sucede porque el profesional toma una task, no entiende qué debe hacerse, empieza a preguntar a otras personas y, mientras espera una respuesta, comienza otra actividad.

Vuelvo nuevamente al texto que escribí: “Por qué una buena Definición de Ready y Definición de Done aporta claridad a tus tasks”. La regla debería ser simple: tomaste la task y no la entendiste, pregunta al equipo. Si nadie sabe explicarla, probablemente esa task no debería estar en el sprint.

Con dashboards de carga de trabajo y elementos activos, Saint Jude ayuda a visualizar este problema de forma más ejecutiva, mostrando cuando el board tiene exceso de tareas abiertas, dónde hay acumulación de trabajo y qué proyectos pueden estar perdiendo productividad por falta de claridad, foco o priorización.

Llego al final de este artículo y espero que te haya ayudado a pensar la productividad de una forma más estructurada. Medir un equipo no significa solo exigir más entregas, sino entender contexto, flujo, capacidad, cuellos de botella y calidad de la información que llega al board.

Con las métricas correctas — y con herramientas que transforman datos en visibilidad, como Saint Jude — líderes, PMOs y equipos pueden tomar mejores decisiones, mejorar la previsibilidad y aumentar la productividad sin depender solamente de percepción o reportes manuales.

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¡Hasta luego!

Erik Scaranello